Tip Menulis E-mail Bisnis

31 Jul

Surat elektronik atau e-mail adalah bagian penting dari perangkat komunikasi moderen bagi para eksekutif, pengusaha yang bekerja dibelakang komputer. Kehadiran e-mail sangat penting untuk melancarkan pekerjaan atau berhubungan dengan klien. Namun karena sifatnya yang cepat dan mudah seringkali orang melupakan etiket dalam mengirim e-mail  terutama e-mail bisnis dan yang menyangkut pekerjaan.

Padahal, pesan yang Anda tulis dalam e-mail untuk rekan bisnis, klien, bahkan atasan Anda, haruslah berbeda dengan pesan yang Anda kirimkan untuk teman.

Berikut tip agar Anda dapat menuliskan e-mail pekerjaan dengan kesan profesional:

Langkah I

Jangan pernah lupa mengisi judul e-mail  Anda. (Berada di baris Subject). Setiap orang dapat menerima lusinan email setiap hari atau setiap jamnya. Penulisan judul yang tepat membuat si penerima langsung perhatian pada email Anda dan membukanya.

Langkah II

Buatlah e-mail Anda singkat dan padat. Sebutkan langsung tujuan e-mail Anda dan sertakan permintaan respon jika Anda memang mengharapkan respon darinya. Baca lagi isi e-mail  Anda untuk menghindari kesalahan seperti informasi yang sebenarnya tidak perlu dikemukakan atau hal yang tidak penting.

Langkah III

Gunakan gramatika yang benar apapun bahasanya. Jika klien Anda kebetulan adalah seorang asing yang tidak bisa berbahasa Indonesia, maka tulis e-mail  Anda dalam bahasa Inggris dengan aturan yang benar.
Hilangkan penyingkatan kata seperti “pd’ untuk ‘pada’, ‘mhn’ untuk ‘mohon’ atau untuk bahasa Inggris: ‘ur’ untuk ‘your’, ‘2nite’ untuk ‘tonight’, dll.
Kecuali Anda memang memakai akronim resmi seperti: TNI, ABRI, NASA, PBB, dst.

Jika Anda lemah untuk masalah ejaan terutama jika menulis email dalam bahasa Inggris maka Anda bisa manfaatkan spell-check tool yang telah tersedia di setiap program e-mail yang Anda gunakan.

Langkah IV

Penggunaan tanda baca dan tanda huruf besar seperlunya. Anda tidak perlu menggunakan huruf kapital di seluruh isi pesan e-mail  Anda atau tanda baca, koma, titik, tanda tanya atau tanda seru, jika memang tidak diperlukan.

Langkah V

Baca kembali e-mail  Anda dari kolom atas yaitu alamat email orang yang Anda kirim(TO), lalu judul e-mail  Anda (Subject) kemudian isi pesan Anda. Ini berguna untuk mengkoreksi jika ada yang ingin ditambahkan atau dikurangi. Langkah ini jangan pernah Anda lupakan.
*
Jika Anda ingin menambahkan beberapa orang namun sekedar hanya untuk mengetahui, isi kolom CC, atau jika Anda ingin mengirimkan lampiran e-mail  tersebut ke orang lain tanpa diketahui si penerima, isi kolom BCC.

sumber : http://www.conectique.com

One Response to “Tip Menulis E-mail Bisnis”

Trackbacks/Pingbacks

  1. Tip Menulis E-mail Bisnis « Permanas always love peace - February 16, 2008

    […] Tip Menulis E-mail Bisnis Posted by Admin in Tips. add a comment […]

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: